Zur Durchführung von Gastveranstaltungen ist (im Normalfall zwei bis drei Monate vor der Veranstaltung) zunächst eine prinzipielle Terminabsprache mit dem Literaturhaus Graz nötig. Endgültige Terminzusagen für Gastveranstaltungen können seitens des Literaturhauses jedoch frühestens 6 Monate vor der geplanten Veranstaltung gegeben werden.
Danach ist ein formloser Antrag auf mietkostenfreie Überlassung der Räumlichkeiten an die STADT GRAZ KULTUR (Email: kulturamt@stadt.graz.at) zu stellen.
Nach Vorliegen einer schriftlichen Zusage der/des jeweiligen StadtsenatsreferentIn für Kultur der Stadt Graz erfolgt die Administration der Gastveranstaltung über ein vom Literaturhaus bereitgestelltes Formular. Diese Vereinbarung regelt die genauen Nutzungsbedingungen. Erst nach Annahme dieser Bedingungen durch Unterschrift gilt die Veranstaltung als fixiert. Gastveranstaltungen finden keine Aufnahme ins gedruckte Monatsprogramm des Literaturhauses, können jedoch auf Wunsch auf der Homepage des Literaturhauses angekündigt werden.
Das Literaturhaus Graz stellt für Gastveranstaltungen lediglich die Räume zur Verfügung. Für die Einholung aller behördlichen Genehmigungen und die Einhaltung aller behördlichen Auflagen ist der Gastveranstalter selbst verantwortlich und haftbar. Veranstaltungen müssen vom Veranstaltungsreferat der Stadt Graz bewilligt werden. Bei Veranstaltungen mit bis zu 50 BesucherInnen (samt mitwirkenden KünstlerInnen) ist eine Meldung spätestens eine Woche vor der Veranstaltung nötig. Bei Veranstaltungen mit über 50 BesucherInnen muss die Veranstaltung per Bescheid behördlich genehmigt werden.
Die Kosten für Technik, Auf- und Umbau (Saal und Bühne) und Aufsicht werden vom/von der Vertragspartner/in getragen. Bei Benutzung der Technik des Literaturhauses muss der/die Vertragspartner/in den Techniker des Literaturhauses anmieten. Die aktuellen Kostensätze betragen:
Raumbenutzung mit Technik (Techniker und /oder Auf- Um- und Abbau, Saal und Bühne): Pauschale für 4 Stunden an Wochentagen € 120.-plus 20% Ust.; jede weitere Stunde € 30.- plus 20% Ust.; an Samstagen alles plus 50%. An Sonn- und Feiertagen ist eine Überlassung der Räumlichkeiten nur in Ausnahmefällen möglich; hier betragen alle Kosten plus 100%.
Raumbenutzung ohne Technik (nur Aufsicht, ohne Zusatzleistung): Stundensatz Wochentag 9.00 – 17.00 Uhr: € 20.-plus 20% Ust.; Stundensatz Wochentag ab 17.00 bis 24.00 Uhr und an Samstagen: € 30.- plus 20% Ust. An Sonn- und Feiertagen ist eine Überlassung der Räumlichkeiten nur in Ausnahmefällen möglich; hier betragen die Kosten € 40.- /Stunde plus Ust.